2006年12月18日

GTDなHacks030:「トップの受信箱には最低限のメールだけ残す」

メールはサブフォルダを作って振り分ける、迷惑メールなど不要なメールは
目に付かないようにしてしまう。


前回までにお伝えしたことは、この「トップの受信箱は最低限の
メールだけ残す」ためにあります。


受信箱に最低限のメールだけが残るようになるとどういう効果があるか
というと、


・受信したメールがサブフォルダに分散されるので、
「○○通読まなくてはいけない」という心理的なプレッシャーが減る

・普段受信するメールは振り分けられてサブフォルダに入るので、
受信箱に残るメールは普段とは違う→緊急性が高いなど
普通と違うルールで処理する必要があることが分かる

・普段とは違うイレギュラーなメールを集める→そのままTODOリストに
できる


ということが挙げられます。


未読・既読の状態で「読まなくてはならない/読んだ」を、
重要度のフラグや色分けで「処理しなくてはならない/処理した」を
区別するなど、自分なりの使いやすいルールを決めてメールを
管理すると、ツールを導入しなくてもTODOの管理ができるようになり、
メールの処理が飛躍的に楽になります。
posted by 岩永 at 04:04| Comment(4) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
・受信したメールがサブフォルダに分散されるので、
「○○通読まなくてはいけない」という心理的なプレッシャーが減る

という記載がしっくり来ないです。
分散してる方がストレスになります。僕の場合は、、多くても ひとつのフォルダーに処理対象が集まっていた方が 全体量も見えるしいいように思いますが いかがでしょうか?
Posted by kakobon at 2007年01月24日 12:30
kakobon様
コメントありがとうございます。

用途・目的別のサブフォルダを作っておき、振り分け可能なメールはそちらに振り分けしておいたほうがよいという考えです。

すべてひとまとめにして件名などで読む・読まないの優先度を分けるよりも、
あらかじめメールの内容や目的がある程度分かった状態で振り分けしておけば、読むときもどのフォルダから優先的に読めばいいか分かるので良いと思っています。

いかがでしょうか。
Posted by ともさん at 2007年01月24日 23:41
考え方の違いが明確化してきました。

僕は、フォルダ振り分けした時点が GTDでいう「資料」フォルダへの格納を意味してます。

ステップ的には

受信箱
アクション要否判断
 不要→内容別フォルダへ
 要 →アクション要フォルダへ
    アクション実施後 → 内容別フォルダへ

こんな感じ。

ともさんは、
内容別のフォルダが 資料 兼 ネクストアクションフォルダになっている? のかなと
Posted by kakobon at 2007年01月26日 08:25
返事が遅くなりました。

なるほど、フォルダ分けの意味づけが違うのですね。

僕の場合は、(サブフォルダではない)受信箱に普段受信するタイプのメールとは違う
(=早く読んだほうが良い)
メールが残るようにするため、最初にサブフォルダに振り分けしています。

以前、仕事で1日200通程度(休みの日でも50通程度)メールを受信するプロジェクトがあって、
まずは振り分けしないと読むこともままならないような時があったので、それ以来「まずは振り分け」が癖になっています。
Posted by ともさん at 2007年01月28日 13:14
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