2007年01月22日

GTDなHacks034:「次々に受信するメールに振り回されないように、自動受信をやめる。自動受信する場合は間隔を1時間おきとか、午前中に1回、午後に1回など長めに取る」

メールというのはとても便利な道具です。
電話と違い、相手の状況を気にせずに用件を伝えることができます。


今やほとんどの人が、仕事でメールを使い、連絡や作業の依頼などに
メールを活用しています。


また、メールソフトは一定の間隔で自動的に新着メールをチェックして
新着メールがある場合はそれを知らせてくれます。


新着メールを確認する間隔を10分や15分ぐらいにしている人も多いでしょう。
その結果、何が起きるでしょうか。


何か他の仕事をしている最中にも、メールの着信を通知してくるのです。


せっかく書類を書き始めて、その作業に集中していても、
それをさえぎるように、着信の通知が表示されます。


「さっきの用件の返信かもしれない」「重要な用件の連絡かもしれない」
そう思うと、せっかく始めた作業を中断し、メールを確認したくなります。


中断までしなくても、どのようなメールを受信したのかが気になって、
作業に集中できなくなってしまいます。


これでは仕事の効率は上がりませんね。
ではどうしたらいいのでしょう。


思い切って、メールの自動受信はやめてしまいましょう。


先週のHacksでは「メールを読む時間をしっかり取る」と書きましたが、
それに合わせて、メールを読む時間になるまで、メールを受信せずに
仕事に集中するのも良いでしょう。


仕事をするときには仕事に集中し、メールを読むときは
メールに集中する環境を作るのです。


どうしても自動受信したい場合は、自動受信の間隔を1時間ぐらいにして
頻繁に仕事を中断されるリスクを減らしましょう。


仕事をする上で便利で欠かせないメールですが、メールに
振り回されないためにちょっとだけ設定を変えてみてください。
posted by 岩永 at 01:25| Comment(0) | TrackBack(1) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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集中するために
Excerpt: 集中するためにやっていること メールの自動取り込み設定をしない。  → 自分の意志で受信する。 ブラウザを立ち上げたままにしない。  → つい見てしまう 無駄な時間を排除する。 ..
Weblog: 2350minutes
Tracked: 2007-01-26 15:10
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