2006年12月05日

GTDなHacks028:「スパムや広告など無関係なメールを読むことに時間をかけないこと。そのために振り分け機能を活用しよう。」

前回は受信するメールを格納するサブフォルダを作りました。


サブフォルダにメールを振り分けるのに、読み終えたメール
(読む前のメールでもいいですが)をわざわざ手で振り分けるのではなく、
自動的に振り分けられるようにしましょう。


たいていのメールソフトには、「振り分け機能」というものがあります。
受信するメールの件名や送信者のアドレスなどの条件を組み合わせて
振り分け先のフォルダを指定することができます。


この機能を使えば、メールを受信するごとに、自動的に
前回頑張って作成したサブフォルダへメールを振り分けることができます。


パズル感覚で振り分け条件を探してみてください。
posted by 岩永 at 00:20| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年11月27日

GTDなHacks027:「メールはサブフォルダーを作って振り分ける!」

メールの処理に必要な最初のことは、受信するメールの格納場所を
作ることです。


受信したメールを、未読のものも読んだものも全て「受信箱」のような
トップの同じフォルダに入れてませんか?


まずはメーリングリスト、メールマガジン、広告、仕事関連の場合は
送信元の会社やプロジェクトなどによって振り分け先を作りましょう。


あまり細分化しても非効率になりますが、例外的なもの以外は必ず
どこかに格納先がある状態にします。


僕のプライベートの例では、大きく分けて

・メーリングリスト用(さらにメーリングリストごとに6つに分かれる)
・メールマガジン(さらにジャンルごとに分かれる)
・ネット通販のお知らせ受信用
・オークションの連絡用
・何かのサービス入会などの通知保存用
・家族、友人からのメール用
・迷惑メール専用
・ただの広告(読まなくて良いもの)専用

となっています。
毎日受信するのはメールマガジンがほとんどなので、ここはジャンルごとに
かなり細分化しています。(数えてみたら27個ありました)


こうして格納先を作ることで、どんなメールがどこにあるのかが分かるように
なり、メールの処理が楽になります。


ポイントは

・受信頻度が高いもの(毎日〜週に数回)
・量が多いもの(メーリングリスト、メールマガジンなど)

に、決まった格納先のフォルダを作ることです。


みなさんも日々届くもので、量の多いものを中心に格納先を作っておくと
メールの処理が楽になりますよ。
posted by 岩永 at 03:20| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年11月13日

GTDなHacks026:「計画は、理想を書いたものに過ぎない。すべてが理想通りに進むとは限らない。」

日々の生活は淡々と過ぎているようで、いろいろなことが起きます。


だから、何か目標があったり、計画を立てたりしていても、
割り込みがあったり、事情が変わったり、または単にやる気が出なかったりで
思っていたように物事が進まないことがあります。


今までたびたび書いていることですが、この状況の変化や予定の変更を
受け入れ、早めにその変化に対応しましょう。


もっと言えば、計画は理想を書いたものであり、理想どおりに進むことは
めったになく、予定の変更があって当然という意識を持っておいたほうが
いいです。


大事なのは、目標を達成することであり、予定通りに計画を進めることでは
ありません。


(特にやる気などの問題で)予定通りに進まなかったからといって神経質に
なったり自分を責めたりすると、目標達成のプロセスが苦しいものになって
しまいます。


プロセスが苦しいものになると、目標達成の喜びも半減してしまいます。
せっかく仕事を細かく分割して、「達成する喜び」を味わえるように
しているのだから、楽しく計画が進められるように、深刻にならずに
ただし真剣に取り組みましょう。
posted by 岩永 at 01:37| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年11月06日

GTDなHacks025:「『いつかやる』っていつやる?『いつか』を言い訳にせずそのときがやってきたら動けるようになろう」

「いつか○○をやろうと思うんだ」という人は多いです。
もしかしたらあなたもそういうことを言ったことがあるかもしれません。


しかし、そのなかで本当に実行する人はどれくらいいるのでしょう?


「そのときが来たら」
「時間があったら」
「お金があったら」


などと、実行のタイミングではないとか、足りないリソースがあるなどの
言い訳をする人は多いです。


それでは、実行のタイミングが来るような、または足りないリソースを
得る(お金をためる、時間のやりくりをする)ための行動をしている人は
どれくらいいるのでしょう。


そういったことをしていないのであれば、いつまでたっても
実現はしません。


結局それは実現のための努力をしていないということです。
「いつかやる」というのはただの言い訳に過ぎません。


「いつか」を言い訳にしないためには、チャンスがやってきたり
お金や時間などのリソースがそろった場合にすぐに実行できるように
しておく必要があります。


そのためには、実行するステップと実行した後のゴールが
明確になっている必要があります。


「いつか」のチャンスがやってきてからどうするか考えるのではなく
チャンスがやってきたときに備えて準備をしておきましょう。
posted by 岩永 at 07:10| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年10月30日

GTDなHacks024:「スケジュールを立てるのは大事だ。だけど、余裕のないガチガチの計画を立てると、トラブルがあったときにすぐに行き詰ってしまう。」

最近のHacksで、スケジュールを立てることが必要で大事だと
お伝えしてきました。


「そうだよ。だからスケジュールはびっしり設定しているよ」


そんな隙間のない、「やること」でいっぱいのスケジュールで大丈夫ですか?


余裕がないスケジュールは自分を追い詰めてしまいます。
実行できないことがあると、挽回ができず、さらに自分を追い込んで
行き詰ってしまいます。


今週できなかったことと、次週やらなければいけないことが重なってしまいます。
つらいですね。余裕がなくなってしまいますね。


これでは、「仕事に追いかけられる状態」になってしまい、
「自分の成長」や「目標の達成」といった目的のためではなく
「スケジュールを守るため」の計画、やることになってしまいます。


余裕を持って、ベストな状態で仕事を追いかけるためには、
いくつかの決まったルーチン作業以外は、厳密にスケジュールを決めない方が
柔軟な計画が立てられます。


遊びを持たせたスケジュールにしましょう。
ややゆるい感じで、何もしない週があってもいいのです。


予定通り行かないときにはリカバリの計画を立て、
うまくいっているときは前倒しで「やること」を再設定する。


自分のために自分で設定するスケジュールなので、
あとから訂正していけばいいんです。


自分を甘やかさない程度に程よい間隔でスケジュールを設定しましょう。
posted by 岩永 at 21:32| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年10月22日

GTDなHacks023:「目標に対して『失敗しそうだ』と考えると本当に失敗する。自分にコミットして、成功した姿を常に思い浮かべるようにしよう」

前回は「ゴールをイメージしよう」と書きました。
それと関連する内容ですが、「失敗しそうだな」とか「自信がないな」と
考えるのは危険、という話です。


「目標を達成した良い状態の自分」をイメージすることがモチベーションの
元になるのなら、「失敗してしまった悪い状態の自分」をイメージすると
当然モチベーションは下がり、不安に包まれてしまいます。


さらに悪いことに、自分が意識してなくても状況を悪化させるような行動を
取りがちになってしまうのです。


これは自分の不安が自信のなさにつながり、行動や選択に消極的になって
控えめで自信なさげで不利なことをしてしまうからです。


そのために、重要な、肝心な、チャンスを選択できるポイントで、わざわざ
もったいなかったり遠回りになったりする行動にでるのです。


これでは、いくら口で「成功したい」とか「目標は○○だ」と言っても
それを実現することはできません。


前回も書いたように、目標を達成したイメージを持つことが重要です。


そのためには、自分にコミットすることが必要です。
つまり自分に約束するのです。


「○○をやり遂げるぞ」「××を成功させるぞ」
そういった「自分への約束」をはっきり決めましょう。
そして、その約束を守った姿を思い浮かべるのです。


ただし、どうしても不安になったり、成功への疑問がわいてくることが
あります。


そういうときは、不安が出てくるのを放置せずに、その不安への対策を
頭の中でシミュレーションするとよいです。


湧き上がってくる不安に飲まれずに、コツコツと不安を潰していきましょう。
これは自信を深めることにもなり、一石二鳥ですよ。
posted by 岩永 at 23:16| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年10月16日

GTDなHacks022:「目標を立てるときは達成した姿(ゴール)をイメージしながら立てよう」

仕事の目標、計画を立てるときに、どんな風にしていますか?


「よし、これをやろう!」と決めて、その目標を書き出して終わりでしょうか?


目標や計画を立てるときには、その目標・計画を達成したときの姿や状態を
具体的にイメージすると効果的です。


・その目標を達成したらどんな気分か
・一番努力したポイントはどんなことか
・どんなメリットがあるのか


など、目標を達成できたときにどんないい状態になっているかを、
できるだけたくさん、具体的に想像して、自分に
「こんないいことがあるんだよ」と教えるつもりでやってみてください。


すると、「それはいいなあ。やってみよう!」という、
目標を達成しようとするモチベーションがどんどん沸いてくると思います。


一種の自己暗示ですが、難しい目標ほど達成するのは困難で、
よりたくさんのモチベーションを必要とするので、モチベーションを
維持するためにも、達成したときのメリットをイメージしておくのは
効果があります。
posted by 岩永 at 05:53| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年10月10日

GTDなHacks021:「期限を守れなくてもそんなにがっかりせずに、期限を再設定しよう。」

前回は「仕事に設定した期限を守れるよう余裕を持って着手しよう」という
内容でした。


余裕を持って着手することで仕事の見通しを立て、仕事に追いかけられず
仕事を追いかける状態になろうという話をしました。


しかし運悪く、期限を守れないことがあります。


そういう場合には、がっかりしたり自分を責めたりする必要はありません。


この期限は「仕事をサクサク進める上での目安」ですから、絶対に守らないと
いけないものではないからです。(仕事の内容にもよりますが)


だから、あまり落ち込んだりせずに、妥当な締め切りを再設定しましょう。


ただし、同じ仕事に対して締め切りの再設定が何回も続く場合は
注意が必要です。


同じ仕事に締め切りの再設定を何回もするということは、その仕事に
手をつけることがなかなかできないということです。


つまり、その仕事を始めることができない理由が何かあるということです。


実はとてもイヤな仕事だったり、着手するにはハードルが高い=まだ分割する
余地がある仕事だったりするということです。


その原因を見つけるために、一度その仕事が自分にとってどういう意味を
持つのか、何のためにそれをやるのか、もっと細かく分解できないかなど
検討してみてください。
posted by 岩永 at 01:09| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年10月02日

GTDなHacks020:目標の期限は、「その日には終わってしまっている」というものだ。期限が近づいてからあわててやったり、期限の日になってからはじめたりしないように!

前回のHacksでは目標や仕事に期限を決めようという話をしました。


この期限は厳密なものではないので、「絶対守らないといけない!」とは
考えなくてもかまいません。


ただし、「ぜんぜん気にしなくていい」というものでもありません。


ある程度、締め切りが近いものがいくつあるのか、それぞれ完了するのに
どの程度の時間が必要なのかを把握して、自分で設定した期限までに
完了できるようにしてください。


くれぐれも、「ヤバイ、今日が期限だったけど手をつけてない!」とか
「締め切りが近いものがありすぎて終わりそうにない!」ということが
ないようにしてください。


自分が設定した期限や、仕事の作業量を把握しておくのがポイントです。


作業の見通しが立つということもありますが、自分がやるべき仕事を
把握することで、「仕事を追いかけている状態」になることができます。


この逆の状態が「仕事に追いかけられている状態」で、次々に現れる
仕事を、次々にやってくる締め切りに合わせて必死でこなしている状態です。


こんな状態はつらいですよね。


自分のやるべきことについて、見通しを持つことができると、
自分の仕事を自分でコントロールしている状態になります。


自分の仕事をリストアップして、その仕事に見通しをつけて、
自分のやるべきことをコントロールしている感覚をぜひ味わってください。
posted by 岩永 at 00:54| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年09月25日

GTDなHacks019:「目標にはできるだけ期限を決めよう。小さい目標だからといって、期限を決めないといつの間にかやらないまま目標がたまってくる。」

本来の?Life Hacksでは期限は決めませんが、仕事に関する目標
(仕事に関する「やること」)には期限を決めないわけにはいきませんね。


細かいちょっとした「やること」はまだいいんですが、取り掛かるのに
ちょっとやる気や勇気、勢いなどが必要になる「やること」の場合、
手をつけるまでに数日かかる場合もあります。


そういった「やること」がたまるとどうなるか。


たまった「やること」がさらにプレッシャーとなり、手をつけるのに
「ちょっと」の勢いでよかったのが、「かなり」の勢いが必要になってしまいます。


ひどい場合は、「やることリスト」を見るのさえイヤになってしまうのです。
そうなってしまっては、せっかくの「やることリスト」が
活用できなくなってしまいます。


ですから、「やること」全部でなくてかまいません。
細かい「やること」や「いつかやる」には期限をつけなくてもいいので
手をつけるのに少しやる気がいりそうな「やること」には期限をつけて
その期限をやる気の元にしてしまいましょう。

posted by 岩永 at 02:19| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年09月18日

GTDなHacks018:「大きな目標を立てるためには、自分が好きなこと、かっこいいと思うこと、やりたいことを考えてみよう。『やらなくてはいけないこと』からは本当の目標は出てこない。」

目標設定について、説明を続けます。


すでに「やることリスト」には、たくさんの「やること」が並んでいると
思います。


この中に、自分を成長させるための目標はどれくらいあるでしょうか?


仕事でも、プライベートのことでも、「やらなくてはいけないこと」は
簡単にリストアップできるので、「やることリスト」には
「やらなくてはいけないこと」がたくさん並んでいると思います。


しかし、自分を成長させる目標は「やらなくてはいけないこと」からは
出てきません。


「好きなこと」「やりたいこと」が、自分の成長につながるのです。


とはいえ、(性格にもよりますが)「やることリスト」に「やりたいこと」を
書いていくのは、慣れるまでは大変です。


リストに書いた時点で、すべて「やらなくてはいけないこと」に
なってしまう人がいます。(昔の僕はそうでした)


リストに載っていることをすべてやろうと考えずに、「できるときにやる」
「やりたいことをやる」という気持ちでリストの仕事を片づけると
いいでしょう。


何回も書いていますが、リストの仕事が順調に処理できると楽しいので、
楽しい気分のままリストを更新することを続けるのもポイントです。


そうしていると、リストに追加する仕事も、「やらなければいけないこと」
の中に、「やりたいこと」が混じるようになります。


「やりたいこと」をリストに加えるには、
・それが好き
・それをやると楽しい
・面白そう
・それができる自分はカッコいい
など、自分にプラスになることを基準に考えるといいでしょう。


そうやって追加したものの中から、自分の目標を見つけ出すと良いでしょう。
posted by 岩永 at 04:00| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年09月11日

GTDなHacks017:「『5年先の目標』は『将来の夢』のために、『今年の目標』は『5年先の目標』のために、『今日やること』は『今年の目標』のためにある。」

今回も長期の目標についてです。


5年後の目標、3年後の目標、今年の目標、今日やること


これらは、実はすべてつながっています。


たとえば、3年後の目標として「家を買う!」と決めている人が
今年の目標で「欲しいものはできるだけ買う!」なんてしませんよね。


そんなことしたら、いつまでたっても頭金は貯まらないでしょう。
普通は、「今年は○○万円貯金する」になると思います。


長期の目標、短期の目標、今日やることはつながっているので、
長期の目標は自分のキャリアプランだとか、理想の家庭だとか、
「なりたい姿」「ありたい自分」をイメージして決めることになります。


そこから、5年後までにできること、3年後までにできること、今年中に
できることとブレークダウンして目標を決めるのです。
(ちょうど、大きな「やりたいこと」を小さなステップにブレークダウンする
ように)


そうやって設定した目標は一貫性があるのでぶれません。
実行することで、着実に成長できるでしょう。
posted by 岩永 at 20:36| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年09月04日

GTDなHacks016:「『今日やること』『今やること』はもちろん大事だけど、『今年の目標』や『5年先の目標』『将来の夢』は持ってる?大きな目標がないとただの作業者になっちゃうよ。」

毎日「やることリスト」の仕事を処理し、仕事を追加して充実した日々を
送っていると思います。楽しいですよね。


ところで、日々追加している仕事は、どういった種類の仕事でしょうか?


今日出てきた今日やるべき仕事?
それともあなたの目標達成に役立つような仕事?


毎日毎日いろんな仕事、雑用が発生するので、それらを「やることリスト」に
追加する必要があるのは当然ですが、


自分を成長させるために、目標達成を助けるような仕事も追加していって
ください。


そのためには、もちろん「やることリスト」に「目標」が書かれていて、
定期的な見直しの際に、目標をブレークダウンした仕事を書き出していくのが
楽なやり方だと思います。


仕事を追加すること、仕事を処理することは楽しいのですが、
ただ単に目の前に次々と出てくる仕事を追加するだけでは、
流れ作業を効率的に処理しているだけになってしまいます。


せっかく楽しくて効果的な仕事のやり方を身につけているのですから、
自分の成長に役立てないともったいないですよね。
posted by 岩永 at 06:02| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年08月28日

GTDなHacks015:「決めたこと、やりたいことは最後までやり抜こう。小さいことでも達成する積み重ねが自分を強くする。」

ちょっと説教臭いHacksに見えますね。


GTDのステップによってやることをリストアップし、毎日リストのやることを
処理していくのは楽しいです。


しかも、ただ楽しいだけじゃなくて、他にもいろいろな効果があります。


まず、あなたが以前から気になっていたいろいろな用事が、
どんどん処理されて片付いていきます。(当然ですね)


細々とした日々の雑用的な仕事も片付きます。


雑用や用事が片付くと、次はずっとやりたかった計画や目標に
手を出すようになります。


つまり、あなたのなりたい姿に近付いていくことになるのです。


フランクリン・プランナーをお使いの方や「七つの習慣」を読んだことの
ある方はご存知でしょうが、ベンジャミン・フランクリンは身につけたい
13の徳を、それぞれ一つずつ、1週間単位で実行していったそうです。

「七つの習慣」


それと同じようなことが自然とできるんですね。


また、それだけではなくて、日々たくさんの仕事を処理していくと、
たくさんの達成感を得ることができます。


そしてそれはあなたの自信につながっていくのです。


天理大学講師の原田 隆史さんは、「カリスマ体育教師の常勝教育」という
本の中で、家の手伝いを欠かさず毎日した生徒は、それが自信になり、
中学校の陸上全国大会で普段どおりの力を出して優勝したと書いています。

「カリスマ体育教師の常勝教育」


それほどではないにしても、たくさんのことを達成したという事実は
確実にあなたを強くし、自信をつけることになります。


ぜひ「やったこと」もリストにして、たまに見返してみて
自分ができたことを確認してみてください。
posted by 岩永 at 01:33| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年08月21日

GTDなHacks014:「目標を決めて満足してはいけない。計画を立てて安心してはいけない。計画を実施し、目標を達成することが大事だ」

小学生のころ、夏休みの宿題を消化する計画を立てて、計画通りに
消化できなかったことはありませんか?


高校生のころ、受験勉強の参考書を勉強する計画を立てて、結局
うまくいかなかったことはありませんか?


目標を決めたり計画を立てると、その目標が大きいほど、その計画が
長期間であるほど、目標を決めただけ、計画を立てただけで、
一仕事やり遂げた気になりがちです。


計画を立てただけで満足してしまって、計画を実行するモチベーションが
下がってしまうんですね。


もちろん計画を立てるというのは重要なことで、計画がなければ
大きな仕事はなかなか片付きません。


だけど、計画は実行しないと達成できないので意味がないんですね。


目標・計画は実行しやすく、達成しやすいものであったほうが
いいのです。


だから、GTDでは仕事(目標)はできるだけ小さく分解するし、
スケジューリング(計画)を厳密にしないのです。
(個人的には「今日中」程度の仕事の締め切りを決めたり、
「○月までに」程度の達成時期を決めることを推奨します)


さっきも書きましたが、目標を決めること・計画を立てることは
重要なことです。してはいけないとは言いません。


ただし、「目標を決めること・計画を立てること」も「計画の一部」です。


計画を立てることも計画の一部であり、次に
「計画の最初のワンステップを実行すること」があるのです。


以前のHacksにも「目標を達成するためにやるべきステップを明らかにしよう」
と書いたことがありますが、そこに「計画を立てる」があくまでも
「最初のステップとして」あるのだと認識してください。


ここを乗り越えられれば、目標や計画の達成率はグッと上がるはずです。

posted by 岩永 at 23:10| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年08月15日

GTDなHacks013:「目標や計画は、やっているうちに変わるもの。定期的に見直しをかけて、実態に合わせ、本当にやりたいことをブラッシュアップしていこう」

状況というのは刻々と変化していきます。
目標を立てて実行していても、状況は変化していきます。


以前お届けした「定期的にレビューする」にも通じるのですが、
状況の変化に対応して、実行している仕事のやり方を変えたり
リストに載っている仕事を始めたり、新しい仕事を追加したり削除したり
臨機応変な対応をしていくことが重要です。


「これをやろう!」と決めて実施するのはもちろん重要ですが、
状況は変化するもの、目標や計画も状況に合わせて変わっていくもの
ということを理解して、最初に決めたことにとらわれずに柔軟に
対応しましょう。


一度決めた目標や計画が絶対ではありません。
変化に対応して自分も変わっていくことが、より楽に目標を達成できる
近道なのです。


ですから、「やることリスト」のレビューを行うときには


「新しく始められるようになったアイテムはあるか」
「追加できるアイテムはないか」
「削除できるアイテムはあるか」


といった観点のほかに


「今の状況に合わせた変更点はないか」


という視点も追加して、リストを更新し、やりたいことを
ブラッシュアップしていきましょう。
posted by 岩永 at 10:02| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年07月31日

GTDなHacks012:「毎日たくさんのやることをクリアしていくのは楽しい。だけど、たまには『何もしない日』というのを設けてリフレッシュしてみるのもいいよ。」

仕事を分解してリスト化すると、一つ一つが小さく分解されているので
毎日面白いように処理していくことができます。


ちょっと思いついたことをリストにしては処理し、その勢いで以前から
やろうと思っていたことを処理してしまったり、それは気持ちいいものです。


ですが、あるとき急に仕事が片付かなくなったり、やる気が出なくなるときが
来ます。


そういうときは、あせらずあきらめず、「いずれまた始めるから」という
気持ちでいましょう。


あせってはダメです。


また、あきらめて完全にやる気をなくしてもダメです。


人生いろいろあるので、あんなに楽しくサクサクと仕事をしていたのが
全くできなくなるというときも来ます。


だから、LifeHacksを捨ててしまわずに、またやる気が沸いてくるのを
待ちましょう。


上級テクニックとして、意識的に「何もしない日」を設定し、
その日はあえて仕事を処理するのをやめて、軽い欲求不満状態を
作ってみるのもいいですよ。
posted by 岩永 at 07:17| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年07月24日

GTDなHacks011:「『やることリスト』は定期的に見直してみよう。忘れていた課題を思い出せるよ。」

GTDでは、仕事は


・リストアップする


・優先順位をつける


・仕事を(できるものから)実行する


・定期的にリストをレビューする


という流れで処理します。
リストアップされた仕事は「すぐやるもの」も「いつかやるもの」も
並んでいます。


今回は「レビューする」に焦点を当てるわけですが、一日数回とは
言わないまでも、最低でも週に一度、できれば暇ができたときに
それ以上の頻度で見直すようにしましょう。


一度リストアップして優先順位をつけた仕事を、時間がたってから見直すと


・状況が変わったので「いつかやる」仕事に着手できる


・状況が変わったので他の人に仕事を振れる


・以前は「必要だ」と思ってリストに加えたが、不要だと感じるように
なったのでリストから削除できる


などのアクションが取れるようになります。


「必要なことはすべてリストになっている」ので記憶に頼る必要が
ないからこそ、レビューして今できることなどを確認することが
必要ですね。
posted by 岩永 at 01:20| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年07月17日

GTDなHacks010:「関連したり、似た内容だったり、ついでにやれそうだったとしても、複数の「やること」をまとめないこと。運悪く片方しかできなかったときに進捗管理ができなくなってしまう。」

初回から、「仕事をかんたんに片付けるためのHacks」をお届けしています。
(ちゃんと説明してなくて申しわけありません)


コツは「仕事を細かく分解すること」にあるのですが、分解した仕事の
一つ一つは取り掛かるのが簡単なため、ついまとめて片付けよう!という
気になってしまいます。


しかし、その誘惑は結構クセモノです。
間違っても、せっかく分解した仕事をひとまとめにして「やることリスト」に
載せたりしないでください。(「AさんとBさんにメールを出す」のような)


何も問題なく仕事がどんどん片付けばいいのですが、運悪く片方しか
出来なかった場合、リストのアイテムが中途半端な状態になってしまいます。


仕事が片付いたような片付いてないような状態になるのは問題ですね。
せっかく、「リストに全ての仕事を載せて、記憶には頼らなくてよい状態」に
しているのに、この「半分だけ片付いた状態」を覚えておかなくては
なりません。


そうならないように、面倒でも分解した仕事は分解した状態のまま
リストに載せて管理するようにしましょう。
posted by 岩永 at 20:41| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年07月10日

GTDなHacks009:「『やりたい(やろう)』と思っていたことが予定通り進まなくなったら、早めに対策を立てよう。ひとつ放置すると、たくさんのことに影響が出てしまう。」

まあ仕事の基本とも言える内容ですが、今日やるつもりだった仕事が
できなかったとか、週末片づけるつもりだったことに手をつけられなかった
とか、そういうことってありますよね。


そんなときに、「明日やるからいいや」と単純にすませていいとは限りません。


単純に「時間が取れなかった」そして「明日なら時間が取れる」というのが
確実ならば特に問題ないのですが


精神的に疲れているとか(今の僕がそう)

実は今の「やること」の前にもう一つステップが隠れていたとか、

「やりたくない理由」があるのに気づいてなくて(気づかない振りをして)
「やれる」と思い込んでいるとか


そういう場合があります。


だから、単純にできなかった仕事の機嫌を先延ばしにするのではなくて、
ちょっと時間をとって「できなかった理由」を考えてみたほうがいいです。


そしたら
「あ、そうか、『調べる』って単純に書いてたけど、キーワードの
リストアップが必要じゃん」


「そういえばストレスサイン(疲れていたりストレスがたまってきたときに
体に出てくる症状や癖)がでてるな、最近忙しかったからしばらく休憩するか」


「じつはこれ、苦手なんだよなあ…。だけどどうしても必要なことだから
ちょっと時間をかけて、できたときのメリットとか、できないときの
デメリットを考えてやる気を起こしてみるか」


といった気づきを得たり対策を立てることができるようになります。
ちょっと面倒ですけどね。

posted by 岩永 at 20:49| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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