2006年07月03日

GTDなHacks008:「1回の『やること』にいろいろ詰め込みすぎないように。」

前回のHacksで「仕事をちいさなステップに分解する」ということを
お伝えしました。


なかなかこれに慣れないうちは「AとBの資料を作って提出する」みたいに
ついつい複数の仕事を一つのステップとしてしまいがちです。


「Aの資料を作る」「Bの資料を作る」「AとBができたら提出する」
のように分解してしまいましょう。


そうしないと、たとえばAは作ったけどBが作れなかった場合に、
このステップがクリアできません。


たくさんの仕事を平行して行っている場合は、進捗が分かりにくくなるという
デメリットもあります。


1回でやることは小さくていいので、思い切って細かく分解してしまいましょう。
posted by 岩永 at 21:43| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年06月27日

GTDなHacks007:「期限が近づいてからあわてないために『○○をはじめる』というアイテムを持つ」

普段やる仕事には、ほとんど全て期限が決まっています。


以前のHacksで「仕事を取り掛かりやすいステップに分解する」と
お伝えしましたが、分解しただけで安心してしまって、


期限ぎりぎりまで放置してしまい、あわてて取り掛かることになってしまった
なんてことにならないようにしましょう。


そのために、自分の仕事のToDoリストに「△△日までに○○をはじめる」
というアクションアイテムを設定するのも一つのワザです。


これは、以前のHacksに慣れてきて仕事に取り掛かるのを先延ばしにしがちに
なってきた場合に特に有効です。
posted by 岩永 at 21:37| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年06月19日

GTDなHacks006:「リストに書いたことは『どこでやる』『いつやる』を明確に分類しよう。」

Getting Things Done(仕事を成し遂げる技術)という本には、期限や
スケジュールは特に設定しなくても、やれるときが来たらやればよいという
スタンスです。


しかし、実際には期限がある仕事は多いですよね。


リストアップして、手につけやすいステップに分解した仕事は
どれをいつやるか、「今月」「今週」程度に大まかでもいいので
日程を決めてみましょう。


また、仕事に関係すること、プライベートなことなど、その仕事を
処理できる場所を把握しておきましょう。


きっちりメモにしておく必要はありませんが、分類しておくことで、
実際に処理できそうな時間が取れたときにすぐ取り掛かることができます。


要するに「アタリ」をつけておくわけですね。
posted by 岩永 at 07:26| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年06月13日

GTDなHacks005:『やること』を細かいステップに分解するために、目標のために『まずやること』『次にやること』『その次に…』と具体的にステップを明らかにしていこう

前回のHacksで仕事をいくつかのカタマリに分解したと思います。
これに順番をつけて並べます。


1.予算を決める



2.目的地を決める




3.交通手段について経路と値段を調べる



4.交通手段を決める



5.宿について場所と値段を調べる



6.宿を決める


こんな感じです。


「何からやればOK」「次のステップはこれ」「どうなったら終わり」
ということもわかるので、状況の把握もしやすくなっています。
posted by 岩永 at 03:25| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年06月05日

GTDなHacks0004:「やりたいことがあったら、それをバラバラにして細かいステップに分解しよう。」

前回までのHacksで、自分がやるべき、ちょっと時間のかかることが
「やることリスト」に残っていると思います。


ところで、やりたいこと、しなきゃいけない仕事、片付けたい課題があっても
なかなか取り掛かれないということがありませんか?


そういうときは、いくつかのステップに切り分けてみましょう。


大きな一つの仕事を、小さな仕事のカタマリに分解するんです。


たとえば、「旅行に行く」というやりたいことがあったとします。
これを

1.目的地を決める
2.交通手段について経路と値段を調べる
3.宿について場所と値段を調べる
4.交通手段を決める
5.宿を決める
6.予算を決める

というふうに分解してしまいます。


そうすると、始めるのにちょっと抵抗があるくらいの大きな仕事が
手をつけやすい仕事の集まりになりました。


数週間〜数ヶ月かかるような大きな課題でも、一日で終わるような
小さな仕事でも、取り掛かりやすいステップに分解する癖をつけると
仕事の進み具合が違ってきます。


ぜひ習慣にしてください。
posted by 岩永 at 06:12| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年05月28日

GTDなHacks0003:「目標ややりたいことを書き出してリストにしたら、リストの中身に少なくとも一回は目を通してどう処理するか検討すること」

「やることリスト」を作り上げたら、リストアップした「やること」に目を通してください。


中には今すぐやる必要のないもの、やらなくていいものもあるでしょう。


すぐにやってしまえるものもあるでしょう。


今すぐやる必要のないものは、「いつかやることリスト」に入れてしまいましょう。


やる必要のないものは、思い切ってリストから消して、忘れてしまいましょう。


すぐにやってしまえるものは、やってしまいましょう。
GTDでは、「すぐに」の基準は「2分以内に処理できること」となっています。


誰かに電話をかけるとか、メールを読むとか、今できることはやりましょう。


また、自分がやる必要がないこと、誰かにやらせていいこともあるでしょう。
そういうものは、さっさと他人にお願いしてしまいましょう。


自分でなければやれないことだけを残して、それ以外のことに時間を使うのはやめましょう。

posted by 岩永 at 23:36| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年05月22日

GTDなHacks0002:「『やることリスト』にはプライベートのことも仕事のことも 区別せずどんどん書こう。」

前回、「やりたいこと」「やらなきゃいけない仕事」を全て書き出すとお伝えしました。


書き出すことは、会社の仕事も、プライベートなことも、区別せずに全部書き出してください。


前回のHacksの目的の一つは、全てを目に見える形にリストアップすること。


もう一つは、リストアップすることで、頭の中を空っぽにすることです。


だから、書き出す順番なども気にせずに、思いつくまま書き出してください。


そうしたら、できあがった「やることリスト」は、仕事場でも家でも使えることになります。


「やることリスト」は常に更新することになるので、
「仕事用」「プライベート用」などに分けてしまうと、別々に更新することになります。


しかし、仕事ややりたいことを思いつくのは場所を選びません。
いちいち思いついたことを別々のファイルに書き込んだりするのは面倒なのでひとまとめにしてしまいましょう。
posted by 岩永 at 02:38| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年05月11日

Life Hacksなメルマガ創刊

前回はいきなりLife Hackなエントリを書き込んだけど、
実は以前のエントリで「自分なりのGTDなHacksをまとめて100個ぐらいできたらメルマガを出そうかな」と書いてたのを、実行に移すことにしました。

大体80個ぐらいのLife HacksなTipsができたので、右側にメルマガ登録のフォームがあると思うけど、まあそういうメールマガジンを発行します。

仕事をサクサクと効果的に達成する方法 -GTDなHacks-という名前です。
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posted by 岩永 at 23:32| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年05月02日

GTDなHacks0001:「まずは『やりたいこと』『やらなきゃいけない仕事』を全て書き出す!」

新しいメルマガを創刊して、発行承認が得られたので第1回目の原稿をアップします。

やらなきゃいけない仕事や、プライベートでやりたいことがたくさんありすぎて
整理できずに困ってませんか?


まずは、それを紙に書き出してみましょう。


気にかかっていることはどんどんリストアップしてください。
そして「やることリスト」を作ってみてください。


まずは目に見える形に書き出してしまうことが、仕事を成し遂げるための第一歩です。


そこから必要でないものを捨てたり、最初に手をつけるものを決めたりします。


頭の中にあったことを全部出して並べること。
全て書き出したら、かなりすっきりするはずです。


最大のメリットは、全てリストに載っているので、
常に「何かしなきゃいけないことがある」と気になっている状態から解放されるのです。


そして、気にかかるもののないクリアな状態で仕事に取り掛かることができます。


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2005年12月07日

究極の整理術(日経ビジネスアソシエ12月20日号)

今号の日経ビジネスアソシエの特集(のひとつ)は「究極の整理術」だった。

整理といえば野口教授の「超・整理法」だけど、封筒やフォルダにインデックスをつけて整理するなど、
超整理法を参考にしていると思われるものが多かった。
インデックスを2つつけるというやり方はなかなか秀逸だと思ったね。

アナログでなく、パソコンを使った整理の方法もいろいろあったけど、
アールアバウトの人のデスクトップにアイコンを置くやり方ははっきり言って気持ち悪い。
あんなにデスクトップがアイコンだらけになるなんてぞっとするね。
僕はデスクトップにはゴミ箱しかない。

メールもそうだけど、パソコン内のファイルはほぼ目的毎にフォルダわけ・階層わけして管理している。
(野口教授は「パソコンなら自由に検索できるから分類して管理する必要はない」というようなことを
言ってた気がする。それってGmailでGoogleが言ってることと同じだね)

メールといえば、受信したメールは20通ぐらい(スクロールなしで画面に表示できるだけ)残すという
人がいたけど、あれは一日の受信数が50通程度だからいいんだよね。
僕の前の業務では関東・中部・九州に開発拠点が分かれてて、連絡や問い合わせは目的別にメーリングリスト(ML)を作って
すべてメールでやり取りしてたから、一日400通ぐらい受信するのは当たり前だった。
さすがにそういう状況ではメールを掲示板に移すとかやってる場合じゃなくなるよね。

僕はプロジェクトのMLごとのフォルダ、社内の連絡用のML用のフォルダ、チーム内の連絡用のフォルダなど
フォルダを作って、振り分け機能を使って目的別にメールが振り分けられるようにしていた。

通常読む必要のないMLのメールは、振り分けルールで既読状態にしているのでよほど余裕があるときしか読まない。

振り分けルールに引っかからないメールだけが受信フォルダに入ってくるので、そういうメールは特別だから最優先で読む。
業務や社内連絡のMLのメールは定期的にルーチン作業として読む。
そうやって毎日メールをさばいてました。

ちなみに、今の業務では一日数通しかメールが来ないのですごく楽です。
posted by 岩永 at 18:25| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2005年11月16日

手帳活用術(日経ビジネスアソシエ12月6日号)

今回の日経ビジネスアソシエの特集は「手帳活用術」。
手帳もGTDには重要なアイテムだね。

各界の手帳を活用している人たちの活用例が出てた。
普通の手帳、フランクリンプランナー、ポストイットを利用した使い方もあった。
(PDAを使っている人は少ないみたいだ)

ポイントをまとめると

1.自分の書く量に合った手帳とペンを使う
2.予定やToDoは全て手帳に書き、気にしなくてよい状態にする
3.大きいタスクは細かく分解するとToDoリストにおさまる
4.優先度は固定せず柔軟に見直しをかける
5.情報は1箇所に集める

という感じだった。

2や5はGTDの「物を集める」に当てはまることだね。手帳を活用している人は
やはりGTDライクな方法に落ち着くのかな。

3は、長期にわたるタスクをいつまでもToDoリストに載せておくとプレッシャーになるし、
やる気がそがれていくので、いい方法だろう。
4の優先度を柔軟に設定しなおすのも状況にあわせた課題の設定ができるのでよさそう。

僕はスケジュール管理のツールとしていろいろ使ってきた。

システム手帳

手帳なし

PDA(PocketPC)

PDA(ザウルス)

携帯

で、今は携帯電話のスケジューラを使っている。
(PCでもSchedule Watcherというソフトで予定の管理をしている)

携帯電話でスケジュール管理をすると何がいいかというと、
常に身につけていてスケジュールの確認と記入ができることと、
アラーム設定でスケジュールのリマインドができることだ。

アソシエにも携帯でスケジュール管理している人の例が載っていた。
僕の携帯は残念ながらスケジュールのバックアップができないけど
(この間メモリがいっぱいになって、古いスケジュールを削除してしまった。
PCのソフトでもスケジュールを書いてたからあまり実害はなくてよかった)
最近の携帯電話のスケジューラやメモ帳はPDA並みの機能を持つようになってきたので
これから携帯でスケジュール管理する人は増えてくるんじゃないかな。
posted by 岩永 at 12:40| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2005年11月11日

本日の格言

サイドバーに「起-動線」が提供している「本日の格言」というサービスを貼り付けてみた。
いろんなジャンルの格言を1日に1つずつ配信してくれるものだ。

このサイトは、キャリア構築の上で意思決定支援のためにLife HacksっぽいTipsを
いろいろ提供してくれている。
「週刊起-動線」というメールマガジンはおすすめ。
posted by 岩永 at 23:30| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2005年11月01日

すぐやる技術(日経ビジネスアソシエ11月15日号)

定期購読している日経ビジネスアソシエの最新号が届いたので読んでみた。
今回の特集は 「すぐやる技術」
いかにもGTD向きな特集だ。

この特集では、すぐやれない人のタイプを

・抱え込み型
・完ぺき主義型
・自分探し型
・自信喪失型
・反抗型
・土壇場型


の6タイプに分類していた。
分類は適切で思い当たるフシがあったり、いかにもそれっぽかったりするんだけど、
(僕は土壇場型に当てはまりそう)残念ながらそれぞれのタイプ別の対処法がいまいち
そうか!というものが少なかったように思う。

何人かの経験から、「このようにしたらいい」ということが書いてあるんだけど、
なんというか、対処法の根拠が分からないんだよね。
「仕事をすぐやる」には、「他人に迷惑がかかる」という思いが抑止力になって
すぐやる原動力になっているというのが多かったように思う。

だけど、仕事以外の自己啓発とか、他人が絡まないケースでは使えないんだよね。
表紙を見て「おっ、GTD向きだ!ブログのネタにできる!」と思ったんだけど、
あまり引用できるような内容はすくなかった。残念。
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posted by 岩永 at 00:41| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2005年10月28日

僕にとってのLife Hacks/GTD

先日、「どうも自分のやってることはGTDっぽい」と書いたけど、僕なりのGTDなHacksを書いてみよう。

・「やりたいことリスト」
「やりたいことリスト」というファイルを作って、そこに短期長期を問わず、処理する必要のあることをすべて書き出している。
ファイルはExcelで作ってて、ポータブルHDに入れて持ち歩いている。

リストには「やりたいこと(長期):3年後、5年後の目標」「やりたいこと(今年):3ヶ月以内〜年内」「すぐやるリスト」「欲しいもの」とシートを分けている。

おかげで、やりたいことややらなきゃいけないことをいちいち覚えたり、気にかけたりする必要がなくてストレスがない。
今のところ、出勤→終日事務所で作業→退社→自宅でネットなど、という生活リズムなので、出勤途中や帰宅途中で思いついたことは全部携帯から会社や自宅へメールしているから、それも覚える必要がない。

「覚えておく必要がない」というのはストレスから解放してくれる非常にいい方法なので、お勧めです。

ちなみに、僕はこれにビジョンとミッションステートメント(「7つの習慣」のあれです)も書いている。

・「プロジェクト」の扱い
いわゆる「プロジェクト(処理するのに2つ以上のステップが必要なもの)」は「3ヶ月以内に処理すること」としてリストに載せている。
「やりたいこと(今年)」にとりあえず載せる。それから、プロジェクトの各ステップを書き出して、順次「すぐやることリスト」に書いて処理している。

・どんどん捨てる
スパムメール(当然)、読み終わった大半のメールマガジン、メモ、アイデアを書いた紙、読み終わった本など、いらなくなったものは身の回りに置いておかず、すぐに捨てるようにしている。
(さすがに本は捨てられないので、基本は図書館から借りる、または買って読み終わって売るようにしてる)
メールにしろ、メモにしろ本にしろ、使い終わったら(読み終わったら)よほどのことがない限りまた読むことはない。
メールマガジンや本でかなり気に入ったものは取っておくけど、それも一部なので机の上や回りに積み上がらないようにしている。

もうちょっと頭をひねれば出てくると思うけど、とりあえずこんな感じ。
posted by 岩永 at 21:36| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2005年10月25日

Life Hacks/Getting Things Done(GTD)

「Getting Things Done(邦題:仕事を成し遂げる技術)」という本がある。
デービット・アレンという人が提唱して本を書いて、海外のGEEKな人に広まったらしい。
日本でも最近あちこちの記事やブログなんかで見られるようになってきた。
仕事のやり方をシンプルにして、生産性を上げるための技術らしい。

ということで、僕も本を買って読んでいるところだけど、どうもよく知ってることっぽい。
「物」(やらなきゃいけないこと、やりたいこと、気にかかっていること)を集めて、実行できるものとできないものに分け、 実行できるものはすぐやる・他の人にまわす・あとでやる に分類するとか、すでにやっていることのような気がする。

今までいろんな仕事術や手帳の活用やビジョンだとか、そういう本を読んだり実践しようとしたり挫折したりしてきたけど、その中で自分の中に残っているものがどうやらGTDな考え方と一致してるみたいだ。

本当にそうなのか、自分なりのGTDなHacksをまとめることにします。とりあえず100個ぐらいHacksを書いてみることができたら本当にそうなんでしょう。本当に100個ぐらい挙げることができたらメールマガジンにでもしてみようかな。


posted by 岩永 at 03:06| Comment(0) | TrackBack(0) | Life Hacks/GTD | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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